مشخصات مدیریت بوروکراتیک

بوروکراسی روشی است  برای سازماندهی و هر گاه بحث درباره بوروکراسی مطرح می شود سازمانهای بزرگی که بهطور نظام یافته کار می کنند به ذهن متبادر می شود. به نظر یکی از صاحب نظران، بوروکراسی شکل ایده آلی برای سازماندهی است که فعالیتهای سازمانهای بزرگ را به گونه ای هدایت می کند که بیشترین تولید یا خدمت موثر حاصل شود. مدیریت بر چنین سازمانی (مدیریت بوروکراتیک) دارای هفت مشخصه به شرح زیر است.

1. قوانین مقررات. قوانین و مقررات خطوط راهنمای اصلی برای تعریف و کنترل رفتار همه کارکنان هنگام اجرای وظایف است و موجب می شود که نظم مورد نیاز برای نیل به اهداف تعیین شده در سازمان برقرار شود. پیروی از قوانین و مقررات یک شکل بودن روشها و عملیات را تضمین می کند و علی رغم تمایلات شخصی مدیر یا کارکنان، قوانین و مقررات مدیریت عالی را برای هدایت و هماهنگی تلاشهای مدیران میانی مدیران عملیاتی( خط اول) و کارکنان توانا می سازد. مدیران می آیند و می روند، اما قوانین و مقررات به حفظ ثبات سازمانی کمک می کنند.

2- غیر شخصی بودن. اتکا بر قوانین و مقررات، سازمان را به سوی غیر شخصی بودن هدایت می کند بدین وسیله کارکنان از هوی و هوسهای مدیران در امان می مانند. غیر شخصی بودن موجب می شود که مدیران زیردستان خود را به طور عینی و براساس عملکرد تخصص آان ارزشیابی کنند و عوامل ذهنی ناشی از ملاحظات شخصی خود را در ارزیابی دخالت ندهند. به عبارت دیگر، غیر شخصی بودن، عینیت مدیران را افزایش می دهد و فرد گرایی آنان را به حداقل می رساند.

3- تقسیم کار. مدیران و کارکنان وظایف را انجام می دهند که متناسب با ویژگیها و تخصص آنان تعیین شده است. تقسیم کار فرآیند تبدیل وظایف به کارهای ساده تر و تخصصی تر است. این امر به سازمان قدرت میدهد تا کارآیی شخص را به حد مطلوب برساند. مدیران باید در قسمتهایی فعالیت کنند که تخصص مناسب آن را دارا هستند و سایر کاکنان نیز باید به اجرای وظایفی منصوب شوند که یادگیری و انجام دادن آن وظایف نسبتا برایشان آسان باشد.

مفهوم بوروکراسی

بوروکراسی اصطلاحی با معانی مختلف است و این امر موجب می شود که معنی آن درست درک نشود. متداول ترین معانی آن به شرح زیر است:

الف) بوروکراسی به معنی تشریفات زاید ازقبیل افراط در نامه نگاری و اجرای مقررات است که موجب عدم کارآیی می شود. 

ب) بوروکراسی نظامی اداری مانند همه دستگاههای مرکزی و محلی حکومتی است این معنی نیز مشابه با تشریفات زاید است.

پ) بوروکراسی شکلی از سازمان با ویژگیهایی خاص مانند سلسله مراتب، اختیار، مقررات و جز آن است.

هر گونه کپی برداری از مطالب فوق صرفا با ذکر نام منبع بلامانع است.

خلاصه بحث های مدیریتی

جوامع امروزی را جوامع سازمانی می نامند زیرا انسان از زمان تولد تا هنگام مرگ با سازمانهای گوناگون در ارتباط است. سازمانها با هم تفاوتهای بسیار دارند ولی هدف، برنامه، منابع، برای اجرای برنامه و مدیران برای هدایت سازمان در جهت تحقق هدفهای آن از وجوه مشترک سازمانهاست. سازمانها را با توجه به اهداف اولیه آنها می توان به سازمانهای انتفاعی و غیر انتفاعی ، تولیدی و خدماتی و دولتی و خصوصی تقسیم کرد سازمان با محیط اطراف خود کنش متقابل دارد و محیط خارج، با عواملی که به طور مستقیم یا غیر مستقیم بر سازمان اثر می گذارند در فعل و انفعالهای سازمان موثر است . آن دسته از عوامل که بر سازمان تاثیر مستقیم دارند به دو گروه ذینفعان داخلی و ذینفعان خارجی تقسیم می شوند.

سازمان و مدیریت لازم و ملزوم یکدیگرند و مدیریت به معنای فرآیند برنامه ریزی سازماندهی، هدایت نظارت بر کار اعضای سازمان است که کلیه منابع سازمانی موجود را برای رسیدن به هدفهای تعیین شده سازمانی به کار می برد. مدیران از نظر سطح سازمانی به مدیران عملیاتی، میانی و عالی و از لحاظ فعالیتهای سازمانی مسئولیت اجرا ی آن را بر عهده دارند به مدیران وظیفه ای و مدیران عمومی تقسیم می شوند. مهارتهای مورد نیاز مدیران یعنی مهارتهای ادراکی، انسانی وقتی با توجه به سطح مدیران متفاوت است وظظایف اساسی مدیران عبارت است از برنامه ریزی سازماندهی هدایت، نظارت و بستر سازی برای ایجاد خلاقیت که مدیران این وظایف را با اجرا کردن سه نقش ارتباطی، اطلاعاتی و تصمیم گیری اجرا می کنند.

هر گونه کپی برداری از مطالب فوق صرفا با ذکر نام منبع بلامانع است.

نقشهای تصمیم گیری

نقشهای تصمیم گیری شاید مهم ترین نقش مدیریتی باشد، زیرا مدیران اطلاعات را برای تصمیم گیری به کار می برند تا زمان و چگونگی تعهد سازمان را در نیل به اهداف و فعالیتهای مورد نظر تعیین کنند. در این رابطه مدیران چهار نقش بازی می کنند:

الف) نقش نوآور. مدیران زمانی این نقش را بازی می کنند که طرح جدیدی را آغاز کنند، به تغییر و اصلاح سازمانشان بپردازند، فعالیتهای سازمان را بسنجند، بازار نویی را بیازمایند یا به شغل و کسب جدیدی وارد شوند. در این نقش آنان تغییر تازه ای را در خواستهای خود ایجاب می کنند.

ب)نقش آشوب زدایی. امور هیچ سازمانی همیشه به آرامی پیش نمی رود. هنگام بروز مشکلاتی از قبیل تعتصاب کارگری ورشکستگی عرضه کنندگان، فسخ قرارداد توسط مشتریان، مشکلات مالی و مانند آنها از مدیران انتظار می رود حتی با اتخاذ تصمیمهای غیر معمول و با یافتن راه حلهایی بر این مشکلات چیره شوند و نگذارند این مسائل به بحران تبدیل شود.

ج) نقش تخصیص دهنده منابع. هر مدیری با تعدادی اهداف، مسائل و نیازهای انسانی مواجه است که همه آنها برای استفاده از وقت و منابع او با هم رقابت می کنند. از آنجا که این منابع معمولا محدودند، هر مدیری باید بین اهداف و نیازها تعادلی برقرار کند برای مثال بسیاری از مدیران کارهای روزانه خود را به گونه ای ترتیب میدهند که برای برخی کارها اولویت قائل می شوند. کارهایی را که از نظر آنها مهم تر است زودتر انجام می دهند و بقیه را به تاخیر می اندازند.

د) نقش مذاکره کننده. مدیران بخش مهمی از اوقات خود را به مذاکره اختصاص می دهند زیرا فقط آنان واجد آگاهی و اختیاری هستند که این نقش به آن نیاز دارد. برخی از این مذاکرات با خارج از سازمان است. برای مثال، رییس یک شرکت ممکن است با یک موسسه مشاوره معامله کند، یا مدیر تولید درباره یک قرارداد با عرضه کننده ای مذاکره کند. مدیران در داخل سازمان نیز مذاکره می کنند. افرادی که برای سازمان کار می کنند ممکن است غالبا با اهداف یا راههای موثر برای دستیابی هب اهداف موافق نباشند. منازعه های حل ندشه می تواند روحیه بهره وری را کاهش دهد و کارکنان لایف را به ترک سازمان متمایل سازد. به این دلیل مدیران باید نقش وساطت را بر عهده گیرند و در مذاکره با آنها به سازش برسند. فرونشاندن منازعات مستلزم مهارت و کاردانی است، مذاکره کننده ناآزموده فقط می تواند بترساند و در نتیجه کار را بدتر کند.

 هر گونه کپی برداری از مطالب فوق صرفا با نام منبع بلامانع است.

نقشهای اطلاعاتی

مدیران با برقراری ارتباطات متقابل شبکه ای از روابط را در درون و بیرون سازمان ایجاد می کنند که موجب می شود مدیر موقعیت منحصر به فردی در دریافت و ارسال اطلاعات داشته باشد. یکی از نظریه پردازان معتقد است بخش عظیمی از کار مدیر به نقشهای اطلاعاتی او اختصاص می یابد. او سه نقش اطلاعاتی برای مدیران تعیین کرده است.

الف) نقش ارزیاب. این نقش شامل جستجو، دریافت و انتخاب اطلاعات است. مدیران به طور جدی اطلاعات مفید و مورد نیاز را از داخل و خارج سازمان جمع آوری می کنند. از آنجا که بیشتر اطلاعات دریافت شده شفاهی است حرف های بی اساس، شایعه ها و مانند آنها مدیران باید اطلاعات را ارزیابی و از میان آنها اطلاعات مورد نیاز خود را انتخاب کنند. این نقش غالبا مدیران را به عنوان آگاهترین عضو گروه مطرح می کند.

ب) نقش توزیع کنند. در این نقش مدیران اطلاعات مهم را بین زیردستانشان توزیع می کنند. بعضی از آنها اطلاعات واقعی هستند که در جلسات مشترک و مذاکرات نقل می شود، اما برخی از این اطلاعات ناشی از تعبیر و تفسیر مدیر از وقایع و رویدادهاست مسدولیت مدیر ایجاب می کند که مطمئن شود زیر دستانش اطلاعات مورد نیاز را برای اجرای وظایفشان در اختیار دارند.

ج)نقش سخنگو. در نقش سخنگویی مدیران اطلاعات را به افراد خارج از سازمان، خصوصا مقامهای بالاتر، سیاستمداران و مانند آنها منتقل می کنند. در اجرای این نقش مدیران ممکن است در داخل سازمان صحبت کنند، یا سازمان را به مشتریان، طرههای قرارداد مقامهای رسمی و مانند آنها معرفی کنند.

نقشهای ارتباطی

مدیران با اجرای نقشهای ارتباطی روابط خود را در سازمان حفظ می کنند و آن را گسترش میبخشند. این نقشها به سه دسته تقسیم می شوند.

الف) نقش تشریفاتی. دراین نقش، که از مهم ترین و آسان ترین نقشهای مدیری است، مدیر وظایف تشریفاتی را به عنوان مقام مسئول سازمان اجرا می کند. مدیری که در جشن عروسی زیر دستان خود شرکت می کند، شهرداری که کلید شهر را به قهمرمانی تقدیم می دارد، مدیر فروشی که مشتریان خود را به ناهار دعوت می کند، مدیری که هر روز عده زیادی از ملاقات کنندگان را به حضور می پذیرد، همگی نقشهای تشریفاتی را ایفا می کنند. شرکت مدیر در چنین مراسمی از نظر ایجاد تصویری موفقیت آمیز از سازمان در ذهن اعضای سازمان و نظاره گران خارجی بسیار اهمیت دارد.

ب) نقش رهبری. نقش رهبری شامل مسئولیت هدایت و هماهنگی فعالیتهای زیردستان در راستای نیل به اهداف سازمانی است. مدیر چون با دیگران کار میکند و امور سازمانش را به وسیله دیگران انجام می دهد مسئول اعمال زیردستانش است ، همان طور که مسئول اعمال خودش نیز هست. در واقع شکست یا موفقیت ززیر دستان معیاری برای شکست یا موفقیت مدیران است، زیرا زیردستان و منابع عواملی هستند که مدیران می تواننداز آنها برای نیل به اهداف سازمان بهره گیرند و موفق شوند.

ج)نقش رابط. این نقش مربوط به ارتباط مدیر با اعضای هیئت مدیره و افراد خارج از سازمان است که جلب حمایت آنان در موفقیت سازمان تاثیری به سزا خواهد داشت، مانند ارباب رجوع، مقامهای رسمی دولتی، مشتریان، عرضه کنندگان مواد اولیه و مانند آنها.

تعریف و انواع نقش

نقش یعنی الگوهای رفتاری مورد انتظار از هر فرد در یک واحد اجتماعی.

نقش عبارت است از رفتار مورد انتظار از شخصی که پستی را اشغال کرده است در تحقیق وسیعی که درباره نقشهای مدیریتی انجام شده این نتیجه به دست آمده است که مشاغل بسیاری از مدیران کاملا شبیه یکدیگر است و همه مدیران برای اداره واحد یا سازمان خود تقتداری رسمی دارند و موقیت خود را از این اقتدار کسب می کنند و بر اساس این موقعیت مدیران با زیردستان، همکاران و مقامهای بالاتر روابط شخصی برقرار می کنند و این ارتباطات اطلاعات مورد نیاز آنان را برای تصمیم گیری فراهم می کند. بنابراین همه مدیران تعدادی از نقشهای ارتباطی، اطلاعاتی و تصمیم گیری را بازی میکنند.

وظایف مدیر

وظایف مدیر

از اواخر قرن نوزدهم چهار وظیفه برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و نظارت برای مدیر تعیین کرده اند و غالب کتابهای مدیریت نیز بر مبنای این وظایف تدوین شده اند، هر چند امروز علاوه بر این چهار وظیفه، ایجاد زمینه لازم برای خلاقیت و وظایف دیگری نیز برای مدیر در نظر گرفته شده است.

وظایف مدیر را نام ببرید.

وظایف برنامه ریزی را توضیح دهید.

وظیفه سازماندهی را توضیح دهید

وظیفه هدایت را توضیح دهید.

وظیفه خلاقیت را توضیح دهید.

برنامه ریزی: سازمان برای تحقق هدفهایی ایجاد می شود و فردی باید این اهداف و وسایل نیل به انها را معین کند مدیر همان فردی است که چنین کاری را انجام میدهد.

وظیفه برنامه ریزی شامل تعریف اهداف سازمان، تعیین راهبرد تحقق این اهداف و ایجاد مجموعه ای از برنامه ها برای یکپارچه و هماهنگ کردن فعالیتها در جهت نیل به هدفهاست.

سازماندهی: وظیفه سازماندهی مدیر شامل تعیین وظایفی است که باید در سازمان اجرا شوند، مشخص کردن افرادی است که باید آن وظایف را انجام دهند و تعیین وظایفی است که می توانند با هم یک گروه شغلی تشکیل دهند. همچنین در این وظیفه مدیر تعیین می کند که چه کسی به چه کسی گزارش می دهد و تصمیمهای سازمان در کجا اتخاذ می شود.

هدایت: در هز سازمان افراد مختلفی کار می کنند. شغل مدیر ایجاب می کند که فعالیتهای این افراد را هدایت و آنها را با هم هماهنگ کند. مدیر با ایجاد انگیزه در یزر دستان فعالیتهای آنها را جهت می دهد، موثرترین مجاری ارتباط را انتخاب و تعارض میان اعضای سازمان را برطرف می کند و به این ترتیب وظیفه هدایت را انجام می دهد.

نظارت: وقتی هدفها تعیین ، برنامه ها تنظیم ، چارچوب سازمان طراحی و افراد مورد نیاز منصوب شدند و پس از آموزش انگیزه لازم پیدا کردند مدیر برای اطمینان از اجرای درست و به موقع همه کارها باید عملکرد سازمان را ارزیابی کند. عملکرد واقعی سازمان باید با هدفهایی که از قبل تعیین شده است مقایسه شود. اگر انحرافهایی از برنامه های تعیین شده مشاهده شود وظیفه مدیر است که آنها را اصلاح کند این فرآیند ارزیابی، مقایسه و اصلاح نظارت نامیده می شود.

خلاقیت: تغییرات سریع محیط پیرامون سازمانها موجب شده است که مدیران برای سازگاری با تحولات شتابان اندیشه ها راههایی نو برای اقدامات خود بیابند تا بتوانند در صحنه رقابت با رقبای متعدد دوام بیاورند و همچنین شرایطی در سازمان خود ایجاد کنند که امکان بروز چنین اندیشه هایی فراهم شود. از این رو امروزه ایجاد شرایط لازم برای بروز خلاقیت یعنی پیدایش اندیشه های نو یکی از وظایف مدیران در نظر گرفته شده است.

کپی برداری ازمطالب فوق با ذکر منبع بلامانع است.

مدیران در هر سطحی

مدیران در هر سطحی که باشند و در هر نوع سازمانی که فعالیت کنند باید به مهارتهای خاصی مجهز شوند تا بتوانند در نیل به اهداف تعیین شده سازمان را یاری رسانند. سه مهارت اصلی را برای مدیران را تعریف و تعیین کرده اند که عبارت اند از مهارتهای ادراکی، مهارتهای انسانی و مهارتهای فنی. با توجه به سطوح مختلف مدیران، میزان وقتی کهخ هر یک از آنها به این مهارتها اختصاص می دهند متفاوت است.

مهارتهای ادراکی: این مهارتها توانایی هماهنگ کردن و وحدت همه ی فعالیتهای سازمان را به مدیر می دهند تا بتواند سازمان را به صورت یک کل در محیطی که آن را احاطه کرده است مشاهده ، و روابط متقابل بخشهای مختلف و چگونگی تاثیر تغییر هر قسمت در کل سازمان را پیش بینی کند.

مهارتهای ادراکی توانایی تحلیل موقعیت و تعیین ریشه مسائل و تدوین برنامه مناسب را به مدیر می دهند. این مهارتها خصوصا برای مدیران عالی سازمان که باید اهداق وسیع و برنامه های بلند مدت سازمان را برای آینده طرح ریزی کنند ضروری است.

مهارتهای انسانی: این مهارتها به مدیر امکان می دهند تا با افراد، در کنا آنها و به طور موثر با آنها کار کند. مدیران در همه ی سطوح به این مهارت نیاز دارند، چون برای نیل به اهداف سازمان به افراد داخل و خارج سازمان وابسته اند. مدیرانی که مهارتهای انسانی خوبی دارند می توانند نیازها و انگیزه های افراد را درک و آنان را تشویق کنند تا بدون نگرانی در تصمیم گیریها مشارکت داشته باشند.

مهارتهای فنی: این مهارتها به مغنی توانایی به کار بردن ابزار، شیوه ها و دانش مورد نیاز برای اجرای یک زمینه تخصصی است. جراحان، مهندسان ، موسیقی دانان و حسابداران همه ی دارای مهارتهای مربوط به زمینه های تخصصی خود هستند. مدیران عملیاتی یا خط اول بیشتر به این مهارتها نیاز دارند زیرا آنان به طور مستقیم با افرادی کار می کنند که ابزار و شیوه های تخصصی ویژه خود را به کار می برند.

کلیه مطالب فوق با ذکر منبع بلامانع است.

انواع مدیران

مدیران را می توان به دو دسته تقسیم کرد

1. از نر سطح سازمانی. مدیران عملیاتی (خط اول) مدیران میانی و مدیران عالی.

2. از نظر فعالیتهای سازمانی که مدیران مسئولیت اجرای آنها را بر عهده دارند.

مدیران وظیفه ای(تخصصی)، و مدیران عمومی ( استونر، 1995 ، 16)

مدیران عملیاتی(خط اول). مدیران در این سطح مستقیما مسئول تولید کالاها و خدمات هستند. این مدیران را معمولا رئیس قسمت، سرپرست یا متصدی می نامند. آنان فقط کارکنا عملیاتی را هدایت می کنند و سرپرستی مدیران دیگر را بر عهده ندارند. کارکنانی که به آنان گزارش می دهند معمولا کارهای تولیدی یا عملیاتی سمازمان را انجام می دهند، مانند مدیر عملیاتی در یکی کارخانه تولیید فولاد که کارکنانی را سرپرستی می کند که فولاد تولید می کنند، با ماشینها کار و از آنها نگهداری می کنند. مدیر فروش در یکی بنگاه فروش اتومبیل افرادی را سرپرستی می کند که به مشتریان اتومبیل می فروشند. این سطح از مدیریت حد فاصل بین مدیران سطوح میانی و کارهای اجرائی است. بیشتر وقت این مدیران با کارگران صرف می شود و زمان کمی را با مدیرات بالاتر یا افراد خارج از سمان می گذرانند. این مدیران با محیط کاری خود کاملا در ارتباط اند و مسائل آن را حل می کنند. در حقیقت آنان در خط آتیش کار می کنند، جایی که عملیات درآن صورت می گیرد.

مدیران میانی. مدیران میانی یک رده بالاتر از مدیران عملیاتی هستند، به طور مستقیم به مدیریت رده بالا گزارش می دهندک و یک پل ارتباطی بین مدیریت عالی و مدیریت عملیاتی سازمان تشکیل می دهند. آنان راهبردها و خطر مشیهای ارائه شده توسط مدیران عالی راب به هدفهای ویژه و برنامه ها تبدیل می کنند و برای اجرا در اختیار مدیران عملیاتی قرار می دهند. این مدیران بیشرت وقت خود را صرف حضور در جلسه خها و تهیه گزارشها می کنند.

مدیران عالی: این سطح از مدیریت معمولا گروه کوچکی از مدیران را تشکیل می دهد که مسدول اداره کل سازمان هستند. آنان اهداف، خط مشیها و راهبردها را تدوین و واکنشهای سازمان را در برابر محیط معین می کنند. معمولا این سطح از مدیریت را مدیر عامل، مدیر، رئیس و جزآن می نامند.

این مدیران غالبا در جامعه، در معاملات تجاری و در مذاکره با دولت نماینده سازمان خود هستند. آنان بیشتر وقت خود را صرف صحبت با مدیران عالی سایر موسسات و افراد خارج از سازمان می کنند.

مدیران وظیفه ای (تخصصی). مدیران وظیفه ای (تخصصی) کارکنانی را با مهارتهای ویژه در یک زمینه خاص مانند حسابداری، امور پرسنلی، پرداخت، بازاریابی و تولید سرپرستی می کنند. اجرای همه این وظایف برای توفیق سازمان ضروری است برای نمونه، وظایف مسئول امور مالی در فروشگاهی بزرگ سرپرستی گروهی از متخصصان امور مالی و حسابداری است که از سیستمهای پیشرفته کامپیوتری برای نگهداری سوابق فروش، صورتهای موجودری، هزینها ها و سایر اطلاعات مهم مالی استفاده می کنند.

مدیران عمومی. مدیران عمومی مسئول کلیه وظایف و فعالیتهایی هستند که در یک واحد یا یک سازمان انجام می شود و معمولا دو یا چند بخشی را با هم هماهنگ می کنند. این فعالیتها عبارت اند از تولید، بازاریابی، امور مالی و مانند آنها. یک شرکت کوچک ممکن است فقط یک مدیر عمومی داشته باشد که همان رئیس شرکت یا معاون اوست اما در سازمانهای بزرگ ممکن است چند مدیر عمومی در راس قسمتهای مستقل وجود داشته باشند. مثلا در یک شرکت بزرگ مواد غذایی ممکن است برای هر یک از بخشهای تولید خواروبار، تولید مواد سردخانه ای و تولید محصولات غذایی منجمد مدیر عمومی و جود داشته باشد. هر یک از روسای این بخشها، مانند مدیرعامل در یکی شرکت، مسئول تمام فعالیتهای بخش خود هستند.

مدیران عمومی در شغل خود با عدم اطمینان زیاد، پراکندگی بسیار و حجم زیادی از اطلاعات مواجه اند. آنان باید در برابر عده زیادی از افراد داخل و خارج سازمان واکنش نشان دهند، زیرا افراد مختلف از قبیل صاحبان سهام، گروههای حافظ منافع مصرف کنندگان، موسسات دولتی ، اتحادیه ها و مانند آنها. غالبا اهداف و دیدگاه های متفاوتی دارند و مدیر عمومی باید بتواند این مشکلات را با ابتکار خود سر و سامان دهد.

کلیه مطالب فوق با ذکر منبع بلامانع است.